Como convocar candidatos pelo WhatsApp sem ter o número bloqueado?

O WhatsApp é o canal em que o candidato de vaga operacional responde. O problema é que, quando a convocação sai do celular de cada recrutadora, o número é restrito nos dias de mais volume. Explicamos o motivo em por que o WhatsApp da recrutadora é bloqueado.

O que é um número oficial no WhatsApp?

É um número da empresa conectado à plataforma oficial do WhatsApp para empresas, usada por meio de um provedor. Em vez de cada recrutadora usar o próprio celular, a convocação sai de um único número, com o nome da empresa.

Nessa plataforma, as mensagens que a empresa inicia seguem modelos aprovados pela Meta. Um convite para entrevista, por exemplo, é escrito uma vez, aprovado e depois enviado para cada candidato com os dados dele: nome, vaga, data, horário e endereço.

Como o envio em volume é o uso previsto da plataforma, ele não é tratado como desvio. É isso que faz o bloqueio deixar de ser rotina.

Como fica a convocação, passo a passo?

Um fluxo comum de convocação tem quatro momentos:

1. Convite. Logo depois da aprovação na triagem, o candidato recebe a mensagem com a vaga, a data e o local, e um botão para confirmar ou pedir outro horário.
2. Confirmação. A resposta do candidato fica registrada. A recrutadora sabe quem vai e quem precisa de outra data, sem ligar para ninguém.
3. Lembrete. Na véspera ou no dia, o candidato recebe um lembrete com o endereço.
4. Conversa. Se o candidato tiver dúvida ou responder com texto, a mensagem cai com a recrutadora responsável por aquela loja.

Os três primeiros passos são automáticos. O quarto é humano, mas organizado: cada conversa chega a quem precisa responder.

O que muda para o candidato?

Para o candidato, a experiência fica mais simples e mais confiável:

• A mensagem vem de um número com o nome da empresa, não de um celular desconhecido.
• A convocação chega logo, enquanto ele ainda está disponível.
• Confirmar é um toque, sem precisar ligar ou procurar alguém.
• O lembrete evita esquecimento, principalmente quando a entrevista é marcada com alguns dias de antecedência.

O que muda para a recrutadora?

A recrutadora para de gastar o dia mandando mensagem uma por uma e resolvendo número bloqueado. O tempo dela vai para o que precisa de gente: conversar com quem tem dúvida, entrevistar e escolher.

Também muda a relação com o próprio celular. As conversas com candidatos deixam de ficar no número pessoal e passam a ficar com a empresa. Se a recrutadora sair de férias ou trocar de área, o histórico continua disponível para quem assumir.

O que muda para a gestão do recrutamento?

Com a convocação num só lugar, alguns números que antes ficavam invisíveis passam a aparecer:

• quantos candidatos foram convocados e quanto tempo depois da triagem;
• quantos confirmaram, quantos pediram outro horário e quantos não responderam;
• quantos confirmados compareceram, por loja e por vaga.

Com esses dados, a falta na entrevista deixa de ser uma surpresa do dia e passa a ser algo que dá para prever e corrigir. Veja onde a convocação costuma perder o candidato.

O número oficial pode ser bloqueado?

Pode ter o envio limitado, sim, mas por motivos diferentes. O WhatsApp acompanha a qualidade das mensagens de cada número oficial. Se muitas pessoas bloqueiam ou denunciam, essa qualidade cai, e o número passa a ter limites menores de envio.

Na convocação de candidatos, esse risco é menor, porque a mensagem é esperada: o candidato se inscreveu na vaga e quer saber da entrevista. Ainda assim, três cuidados ajudam a manter a qualidade:

• Mandar só para quem se inscreveu e tem consentimento registrado para receber o contato.
• Escrever mensagens claras, com o nome da empresa e o motivo logo no começo.
• Dar uma saída simples para quem não tem mais interesse.

O que preparar antes de começar?

Antes de colocar o número oficial no ar, vale definir:

• Qual número vai ser usado, de preferência um que não esteja ativo em nenhum WhatsApp hoje.
• Quais mensagens serão necessárias (convite, confirmação, remarcação e lembrete) e o texto de cada uma.
• Como as respostas chegam a cada recrutadora, por loja, região ou vaga.
• De onde vem a lista de aprovados, para a convocação sair logo depois da triagem.

Com isso definido, a convocação deixa de depender do celular de cada pessoa e passa a funcionar como um processo da empresa.

Se você quer ver como a convocação pelo número oficial fica do lado do candidato, a Nuveto pode mostrar em uma conversa rápida.